Planejando um Webinar.
O marketing está adotando cada vez mais o uso de webinars e webcasts como ferramenta de comunicação, tanto interna como externa.
Para uso externo, webinars são utilizados para captar e qualificar prospects através de eventos que possuem um maior alcançe através da web, permitindo alavancar o evento e maximizar os investimentos em marketing.Neste tipo de evento é possível educar seus leads/prospects, convencer e vender melhor a sua idéia.
Para uso interno é utilizado para treinamentos, lançamentos de produtos e reuniões com públicos dispersos geograficamente.
Na condução deste tipo de evento, um pouco de planejamento é aconselhavel para se obter um resultado que minimize o não comparecimento, apresente sua mensagem de forma clara e envolva a audiência através de ferramentas interativas.
A seguir são apresentadas dicas e estratégias que podem ser adaptadas às suas necessidades para ajudá-los a produzir um webinar de sucesso.
1- Definição do público alvo e objetivos
Determine qual será o perfil de seu público alvo e os objetivos que se pretende atingir com o evento.Tente estimar uma quantidade de pessoas que irão participar do evento, tomando por base que aproximadamente 50% dos que se cadastram participam efetivamente do evento.
Certifique-se de que a ferramenta de webinar que você está utilizando pode suportar o número de participantes pretendidos. Inclua nessa conta o seu computador de apresentação, um outro para você ter a mesma visão de um participante, e mais um terceiro adicional caso queira gravar este webinar para disponibilizá-lo na web futuramente.
Se a sua ferramenta não permitir um número suficiente de acessos simultâneos,planeje oferecer aprsentacões adicionais em outros horários ou datas.
Defina quais serão os tópicos/conteúdos apresentados, o tipo de abordagem utilizada.
Estabeleça uma agenda (dia, horário, duração) e planeje os recursos.Estipule um tempo necessário antes para set up e mais um período adicional para cobrir atrasos.
2- Crie sua apresentação online.
Crie seu power point,pdf ou documento Word com as informações básicas do conteúdo a ser apresentado, incluindo exemplos de estudo de casos e outros dados pertinentes. Utilize no máximo de 4 a 6 bullet points por slide, fontes simples, poucas cores.Tente fazer com que a apresentação tenha um rítmo dinãmico.
3- Customização da página de cadastramento do evento.
A página que será a "landing page" promovida, que contém o formulário de cadastramento para o evento deverá conter: logomarca da empresa, foto(s) ilustrativas, uma descrição suscinta do evento, explicar os requisitos técnicos necessários de configuração de computador para poder participar ou link para um FAQ, eventuais taxas a serem cobradas, campos de
cadastramento com perguntas que permitam qualificar os participantes.
4-Promoção do evento
Pode se promover o evento através dos seguintes recursos:
- Elabore um convite para envio através de listas próprias ou de terceiros: email, newsletter ou mala direta para seu público alvo.
- Crie peças para disponibilização em sites de terceiros.
O seu sistema de cadastramento deverá disparar automaticamente:
- Confirmação do cadastramento com log in e senha (standard) e número telefônico para teleconferência (quando se aplicar)
- Lembretes através de emails, tanto para os que sjá se cadastraram como para os que ainda não se cadastraram: 1 semana, 1 dia, 1 hora antes do evento.Repita o envio de log in e senha
Em média as taxas de cadastramento e participação de uma lista ficam em:
- 0,1% a 1% – se cadastram.
- 50% dos cadastrados participam do evento.
- de 2% a 10% dos participantes serão convertidos a clientes ou vendas.
Caso ache aconselhavel, envie no dia anterior uma cópia de sua apresentação para todos os participantes cadastrados. Muitos preferem acompanhar o evento com um papel impresso na mão para tomar nota.Também pode servir como um Plano B caso o participante tenha problemas técnicos e acompanhe o evento por telefone/audio.
5- Treinamento da apresentação
Defina quais equipamentos serão utilizados na apresentação. Instale os aplicativos necessários nos computadores.
Faça um treino uma semana antes e também um dia antes da sua apresentação, utilizando a ferramenta e efetuando os ajustes que considere necessários. Serve para os apresentadores se aclimatarem a adquirirem confiança ao formato da ferramenta, efetuar ajustes técnicos, na dinâmica e no conteúdo,etc.
Tenha uma pessoa encarregada do suporte técnico presente. Teste os recursos de interatividade com colegas.
Seja criativo. Planeje como serão utilizados os recursos intertivos para envolver a audiência, acesso a outros sites, etc.Forneça instruções claras.
Caso planeje disponibilizar enquetes, podem ser disponibilizadas ao longo da apresentação.Salve os resultados.
Planeje os formulários de avaliação para os participantes. Planeje e prepara a dinâmica de abertura e o encerramento do evento.
6- Testes no dia da apresentação.
Algumas horas antes, faça o set up e teste os computadores envolvidos na apresentação, microfones, sistema de teleconferência, headsets, audio, gravador,resolução de tela, plataformas disponibilizadas (windows, firefox, linux, Mac).
Use um outro computados para testar o log in e a interface do participante.
Tenha em mãos uma cópia impressa de sua apresentação, uma lista dos participantes (se possível), com as informações para log in.
7- Maximize seu marketing
Crie alguma forma de "Call to Action" ao final do evento, disponibilizando uma URL/link para um site, download de artigo complementar, formulário para contato, etc.
Faça uma seção de perguntas e respostas ao final via texto, chat ou voz.
8- Durante o webinar
Abra o evento, faça as boas vindas e informando aos participantes como será a dinâmica do evento.Forneça toda a orientação necessária a respeito dos recursos interativos.Obtenha um suporte técnico para auxiliar neste ponto e na monitoração de questões encaminhadas durante o evento.
Encerre o webinar agradecendo a audiência pela sua participação e se for o caso solicitando para que preencham o formulário de avaliação.Forneça toda a orientação necessária a respeito dos recursos interativos.
9- Acompanhamento pós evento
Envie um email de agradecimaento a todos os paticipantes, incluindo quando for oportuno links para recursos adicionais (artigos, material prometido no evento, formulário de avaliação, etc).
Meça o desempenho do evento: número de cadastros, número de participantes, lead score dos participantes, custo por lead, respostas às enquetes, etc
Quando possível, uma semana após o evento, colete feed back relacionado a avaliação do evento pelos participantes, para adotar aperfeiçoamentos em eventos futuros.
10- Cultive o relacionamento
Convide os participantes para outros eventos, ofertas especiais, faça contato por telefone quando for apropriado.
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